Le CRL a répondu à l'attente des professionnels en créant un comité de pilotage composé de représentants d'institutions et de bibliothèques publiques pour travailler sur les conditions de mise en place de ce plan régional de conservation partagée.

Membres du comité de pilotage

Hervé Ferrage  , directeur du CRL,
Christine Desplébains , chargée de la coopération entre médiathèques au CRL,
Caroline Durand , conseillère pour le livre à la DRAC Midi-Pyrénées,
Alain Roth , chargé du livre à la DCAV - Région Midi-Pyrénées,

Cécile Baetens, responsable de la politique documentaire à la bibliothèque municipale de Colomiers (31),
Christine Bataille, directrice du SCD de l'IUFM Midi-Pyrénées
Sabine Buczek , responsable du magasin central Jeunesse de la BMVR de Toulouse,
Murièle Laborde-Modely , responsable de la conservation Jeunesse à la BMVR de Toulouse,
Cloé Lafeuille , directrice de la BDP du Tarn-et-Garonne (82),
Cécile Conan-Lafourcade, adjointe à la directrice de la Médiathèque départementale des Hautes-Pyrénées (65)
Anne Marinet , responsable des secteurs Jeunesse de la BMVR de Toulouse,
Gaëlle Panighetti , responsable de la bibliothèque municipale d'Auch (32),
Anne-Marie Pradalier , responsable du secteur Jeunesse de la BDP du Tarn-et-Garonne (82),
Danielle Querol , responsable de la bibliothèque municipale de Bagnères-de-Bigorre (65).

Après avoir réalisé une étude de faisabilité, le CRL a mis en oeuvre le plan régional en 2005.
Dès cette première année, 32 bibliothèques se sont impliquées et 2140 documents ont été transférés.

Aujourd'hui, 51 bibliothèques sont partenaires du plan régional :
- 19 établissements ressources et associés
- 32 établissements exclusivement associés.

La participation, basée sur la mutualisation des moyens, relève du volontariat. Elle se décline en 2 niveaux d'implication : établissements ressources et établissements associés. Elle est contractualisée par la signature d'une convention entre le CRL et les établissements participants.

Chaque établissement garde l'entière autonomie de sa politique d'acquisition et d'élimination. Conserver implique de mettre en réserve des documents dans des locaux adaptés selon les normes en vigueur de classement, d'hygrométrie et de température.

Les documents intégrés dans le plan régional de conservation partagée sont exclus du prêt direct, mais leur accès à tout public doit être garanti : consultation sur place, prêt entre bibliothèques...

Le CRL assure le suivi intellectuel et logistique du plan régional. Le mouvement des collections se déroule chaque automne sur une période de 3 semaines, selon des modalités définies par le CRL et le comité de pilotage.